top of page

Kokous ja neuvottelu

Perheenjäsenet tai vaikkapa lukiolaisryhmä sopii ja neuvottelee asioistaan epävirallisesti, mutta kun kyse on isoa ryhmää koskevista päätöksistä, tarvitaan kokousta. Kokoukset ovat tyypillisiä tapoja hoitaa asioita yhdistyksissä, työpaikoilla, taloyhtiöissä ja harrastustoiminnassa. Myös neuvottelussa pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys asiasta, mutta neuvottelu on vapaamuotoisempi kuin kokous. 

                                  Kokous

Virallisessa kokouksessa päätetään tai keskustellaan asioista, joihin osallistujat ovat voineet perehtyä etukäteen. Kokoukseen kuuluukin asiakirjoja, jotka tallennetaan todisteeksi päätöksistä. Kokoustekniikan hallinta tekee kokouksesta sujuvan.            

  • Kokoukseen lähetetään etukäteen kutsu. Sen mukana lähetetään                         josta ilmenevät kokouksessa käsiteltävät asiat.

  • Kokous etenee yleensä esityslistan järjestyksessä.

  • Esityslista hyväksytään työjärjestykseksi tai siihen voidaan tehdä lisäyksiä tai asioiden käsittelyjärjestystä voidaan muuttaa. Syynä muutokseen voi olla esimerkiksi se, että joku osallistujista ei ehdi olla loppuun saakka mutta loppuun on merkitty asia, joka koskee erityisesti häntä.

  • Kokous on laillinen, jos kokouskutsu on lähetetty sääntöihin merkityn ajan kuluessa. Myös päätösvaltaisuus on merkitty sääntöihin: kokouksessa on oltava riittävästi osallistujia (esimerkiksi puolet kokonaismäärästä), ennen kuin päätöksiä voidaan tehdä. 

  • Puheenjohtaja on kokouksen avainhenkilö: hän huolehtii puheenvuorojen jakamisesta tasapuolisesti, tekee päätelmiä käydyn keskustelun pohjalta ja vastaa aikataulusta. Puheenjohtaja voi omalla toiminnallaan vaikuttaa ratkaisevasti myös kokouksen ilmapiiriin. Puheenjohtaja vahvistaa päätöksen kopauttamalla nuijaa pöytään.

  • Sihteerin tehtävänä on laatia                       tai muistio. Pöytäkirja voi olla joko lyhyt päätöspöytäkirja tai keskustelupöytäkirja, johon merkitään näkyviin keskustelun tärkeimmät näkökohdat. 

  • Kokouksessa valitaan yleensä kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijaa. Mahdolliset äänestykset voivat olla suljettuja lippuäänestyksiä tai asioista voidaan äänestää nostamalla kättä. Pöytäkirjantarkastajien on syytä tehdä kokouksessa muistiinpanoja, joihin he voivat verrata pöytäkirjan tietoja. On kohtuullista, että sihteeri toimittaa pöytäkirjan tarkastettavaksi parin viikon kuluessa kokouksesta. 

  • Puheenvuoroa pyydetään nostamalla kättä. Oma mielipide kannattaa perustella hyvin, mutta liian pitkiä puheenvuoroja on syytä varoa. Ystävällisesti käyttäytyvä puhuja saa helposti kannattajia.

Neuvottelu

Neuvottelun osapuolilla voi olla asiasta keskenään samansuuntainen tai aivan vastakkainenkin näkemys. Tavoitteena on kuitenkin löytää ratkaisu, johon kaikki voivat sitoutua. Käytännössä yleensä etsitään kompromissia: osapuolten pitää joustaa vaatimuksistaan, niin että saadaan aikaan tyydyttävä lopputulos, joka myös lisää luottamusta osapuolten välillä.

​

Hyvät neuvottelijat osaavat                         omat näkemyksensä ja saavat vastapuolen ymmärtämään vaatimuksiensa merkityksen. Ratkaisun löytämiseen tarvitaan tietoa osapuolten tarpeista, oikeudenmukaista ajattelua ja myös ihmissuhdetaitoja. Olennaista on myönteisen ilmapiirin luominen.

Kodeissa neuvottelutaitoja tarvitaan, kun keskustellaan esimerkiksi siitä, kuinka kauan aikaa eri-ikäiset lapset voivat viettää tietokoneen äärellä tai miten kotityöt jaetaan. Monilla työpaikoilla neuvotteluja käydään loma-ajoista ja ylimääräisten tehtävien korvauksista. 

​

Yhteiskunnallisesti tärkeät neuvottelut liittyvät 

työmarkkinajärjestöihin. Työriitoja ratkaisemaan tarvitaan usein valtakunnansovittelijaa, joka on työ- ja elinkeinoministeriön alainen virkamies. Vakavimmat neuvottelut maailmassa käydään kuitenkin sotien lopettamiseksi. Rauhanneuvottelut voivat kestää vuosikausia. 

Presidentti Martti Ahtisaari sai Nobelin rauhanpalkinnon vuonna 2008. Hänet palkittiin yli 30 vuotta jatkuneesta työstä konfliktien ratkaisemiseksi useilla mantereilla.

Kuva: Harry Wad

Ohjeita neuvottelijoille

 

  1. Jos saat kutsun neuvotteluun, ota selvää jo etukäteen osapuolten toiveista. Hanki tietoa siitä, minkälaisia seurauksia eri ratkaisuista olisi. Onko kyse oman edun tavoittelusta vai yhteisestä hyvästä? Vaikka ratkaisu olisi hyvä nykytilanteessa, toimiiko se myös sitten, kun tehtäviä hoitavat uudet ihmiset tai kun tilanteet muuten muuttuvat? Kuinka pitkäksi aikaa neuvottelun tulos sitoo osapuolia?

  2. Muodosta oma mielipiteesi neuvoteltavasta asiasta. Valmistaudu perustelemaan se niin, että lopputulos on oikeudenmukainen ja ettei kukaan tunne häviävänsä ratkaisussa enempää kuin joku toinen.

  3. Puhu neuvottelutilanteessa selvästi ja ystävällisesti. Pidä katsekontaktia yllä tasapuolisesti kaikkiin. Kuuntele tarkasti ja tee lisäkysymyksiä. Pyri aktiivisesti yhdessä muiden kanssa löytämään ratkaisu. Osoita se myös nonverbaalilla viestinnällä.

  4. Vaikeassa tilanteessa kannattaa muistaa, että asiat riitelevät, eivät ihmiset. Jos näkemys tai mielipide saa kuitenkin jonkun osapuolen kiihtymään, vastahyökkäykseen ei kannata ryhtyä. Tärkeää on pitää mielessä yhteinen tavoite. 

  5. Jos ratkaisua ei löydy, sopikaa, milloin jatkatte neuvotteluja. Osapuolet haluavat ehkä keskustella oman viiteryhmänsä kanssa siitä, mikä on heidän vähimmäisvaatimuksensa. Jos ratkaisu löytyy, sopikaa, kuka laatii siitä kirjallisen muistion, joka toimitetaan kaikille osapuolille.

bottom of page